Quand les RH commencent à prendre trop de place

Le premier signal n’est pas forcément une crise.

Il s’agit souvent d’une accumulation de petites situations :

• un recrutement qui prend plus de temps que prévu ;
• un entretien professionnel qu’il faut organiser rapidement ;
• un manager qui sollicite régulièrement le dirigeant sur des problématiques humaines ;
• une fiche de poste qui n’a jamais été réellement formalisée ;
• une absence longue qui désorganise l’équipe ;
• plusieurs départs difficiles à expliquer ;
• des procédures différentes selon les managers ;
• des obligations RH que personne ne suit vraiment dans le temps.

Individuellement, chacun de ces sujets peut sembler gérable.

Mais lorsqu’ils s’accumulent, ils révèlent souvent que la fonction RH de l’entreprise a évolué plus vite que son organisation.

AP Ressources Humaines retrouve d’ailleurs ces problématiques dans son activité de conseil : manque de temps, absence de service RH dédié et difficulté à structurer ou professionnaliser les pratiques font partie des principales situations rencontrées dans les entreprises. AP RH

C’est dans ce contexte qu’un RH externalisé peut avoir du sens.

L’objectif n’est pas de complexifier l’entreprise, mais au contraire de remettre de la méthode là où les sujets sont encore traités principalement au fil de l’eau.

Un exemple concret : quand les RH deviennent un deuxième métier pour le dirigeant

Prenons le cas d’une PME d’une vingtaine de salariés.

À l’origine, le dirigeant recrutait lui-même ses collaborateurs. Il connaissait chaque salarié, répondait directement aux questions et pouvait suivre facilement les situations individuelles.

Avec la croissance, l’organisation change.

Il faut désormais intégrer plusieurs nouveaux salariés par an, accompagner les managers, suivre les formations, organiser les entretiens, anticiper certains départs et répondre à des problématiques de plus en plus variées.

Le dirigeant continue pourtant de centraliser une grande partie des décisions.

Résultat : les RH viennent progressivement s’ajouter à son activité principale.

Un recrutement urgent arrive au mauvais moment. Les entretiens sont repoussés. Une question managériale reste sans réponse plusieurs semaines. Les mêmes sujets reviennent régulièrement sans qu’une véritable méthode soit mise en place.

Le problème n’est pas nécessairement le manque de compétences.

C’est surtout le manque de temps, de continuité et de pilotage.

Dans cette situation, recruter immédiatement un responsable RH à temps plein n’est pas toujours nécessaire. Mais continuer exactement de la même manière devient difficile.

C’est précisément l’espace que peut occuper un RH externalisé.

Le vrai problème : gérer les RH uniquement lorsqu’elles deviennent urgentes

Dans une petite entreprise, les priorités commerciales et opérationnelles passent naturellement avant de nombreux sujets RH.

Le recrutement est traité lorsqu’un poste devient vacant.

L’onboarding est repensé après une intégration compliquée.

La fidélisation devient un sujet lorsque plusieurs collaborateurs partent.

Les processus sont formalisés après l’apparition d’un problème.

Cette logique est compréhensible.

Mais elle peut devenir coûteuse lorsque l’entreprise grandit.

Le rôle du RH externalisé ne consiste donc pas simplement à prendre en charge davantage de tâches.

Il doit aider l’entreprise à passer progressivement :

d’une gestion réactive

à

un pilotage RH anticipé et structuré.

C’est cette logique de continuité qui est au cœur de PilotRH.

Pourquoi ne pas simplement recruter un responsable RH ?

À partir d’un certain niveau de maturité, l’internalisation de la fonction RH peut évidemment être la bonne solution.

Mais le besoin ne dépend pas uniquement du nombre de salariés.

Une entreprise de 20, 30 ou 40 personnes peut rencontrer de véritables enjeux RH sans pour autant avoir besoin d’un responsable RH à temps plein.

Un recrutement interne implique aussi :

• un coût fixe ;
• un engagement dans la durée ;
• la création d’un poste suffisamment dimensionné ;
• le choix du bon niveau d’expérience ;
• une charge de travail suffisamment régulière.

Or le besoin réel d’une PME peut être très différent.

Une entreprise peut avoir besoin de quelques heures ou journées d’expertise par mois, mais avec un suivi régulier.

Une autre aura principalement besoin de sécuriser ses pratiques.

Une troisième cherchera plutôt à structurer ses managers, son recrutement ou sa politique de fidélisation.

Le RH externalisé permet justement d’adapter le niveau d’intervention au besoin réel de l’entreprise.

Pourquoi une mission ponctuelle ne suffit pas toujours

Une mission ponctuelle est parfaitement adaptée lorsqu’une entreprise doit répondre à un besoin précis.

Par exemple :

mettre en place les entretiens professionnels, revoir les fiches de poste ou accompagner un recrutement.

Mais certaines problématiques RH ne sont pas réellement ponctuelles.

Une PME peut aujourd’hui travailler ses entretiens, puis avoir besoin dans six mois de revoir son onboarding, avant de rencontrer ensuite une problématique de fidélisation ou d’organisation managériale.

Si chaque sujet est traité indépendamment, l’entreprise doit régulièrement reprendre le diagnostic depuis le début.

C’est là que le suivi dans la durée devient intéressant.

Un RH externalisé qui connaît déjà l’organisation, les décisions prises et les priorités de l’entreprise peut intervenir avec davantage de continuité.

C’est aussi l’une des principales différences recherchées avec PilotRH : un interlocuteur RH dédié et une intervention opérationnelle continue, dans un périmètre défini avec l’entreprise. AP RH

Pourquoi avons-nous créé PilotRH ?

PilotRH n’a pas été pensé comme un catalogue de prestations supplémentaires.

L’idée était plutôt de répondre à trois besoins que nous retrouvons régulièrement chez les dirigeants de TPE et PME.

1. Avoir enfin un interlocuteur RH identifié

Dans une organisation sans service RH, une même question peut être adressée au dirigeant, au cabinet comptable, au manager ou à plusieurs prestataires.

Cette dispersion complique rapidement le suivi.

Avec PilotRH, l’entreprise bénéficie d’un interlocuteur dédié qui connaît progressivement son fonctionnement et son contexte. AP RH

Le RH externalisé devient ainsi un point de repère.

Il ne remplace pas les managers ou le dirigeant, mais il leur permet de savoir vers qui se tourner lorsqu’une question se pose.

2. Passer des urgences à une feuille de route RH

Une fonction RH structurée ne consiste pas à lancer dix projets simultanément.

Elle consiste surtout à déterminer :

ce qu’il faut sécuriser maintenant ;

ce qui doit être structuré ensuite ;

et ce que l’entreprise devra anticiper demain.

PilotRH repose justement sur cette logique de priorités et de suivi régulier.

L’accompagnement peut porter sur la gestion quotidienne, mais également sur la structuration ou le développement de sujets plus avancés. AP RH

Le rôle du RH externalisé devient donc également un rôle de pilotage.

3. Adapter les RH à la maturité réelle de l’entreprise

Toutes les PME n’ont pas besoin des mêmes choses.

PilotRH est ainsi organisé autour de trois niveaux :

Essentiel : sécuriser la gestion RH et déléguer le quotidien.

Croissance : structurer et piloter les RH pour accompagner le développement.

Impact : travailler davantage l’engagement, l’attractivité et la fidélisation. AP RH

Le but est d’éviter de mettre en place des dispositifs disproportionnés.

Une entreprise doit pouvoir commencer par ses priorités actuelles, puis faire évoluer son accompagnement avec sa croissance.

Avez-vous réellement besoin d’un RH externalisé ?

Voici un auto-diagnostic simple.

Comptez 1 point pour chaque situation qui correspond à votre entreprise :

• votre dirigeant consacre régulièrement du temps à résoudre des problèmes RH ;
• personne n’est clairement identifié comme référent RH ;
• plusieurs sujets RH sont régulièrement repoussés faute de temps ;
• vos processus diffèrent selon les managers ;
• vous avez du mal à suivre certaines obligations ;
• vos recrutements, départs ou intégrations manquent de méthode ;
• vos effectifs progressent et vos pratiques actuelles commencent à montrer leurs limites.

Entre 0 et 2 points

Votre fonctionnement actuel semble encore proportionné à vos besoins.

L’enjeu consiste surtout à conserver quelques processus simples et à anticiper la croissance.

Entre 3 et 4 points

Votre fonction RH commence probablement à nécessiter davantage de structuration.

Il peut être utile de formaliser vos priorités, vos responsabilités et vos processus.

À partir de 5 points

Vos RH sont probablement devenues suffisamment importantes pour justifier un accompagnement régulier.

À ce stade, la question n’est plus seulement de résoudre les problèmes au cas par cas. Il devient pertinent de comparer différentes solutions : recrutement interne, temps partagé ou RH externalisé.

Ce diagnostic n’est évidemment pas une règle absolue, mais il permet d’identifier un changement important : le passage d’une gestion RH occasionnelle à une véritable fonction RH.

RH externalisé, DRH externalisé ou responsable RH interne ?

Ces solutions sont complémentaires et correspondent à des niveaux de besoin différents.

Le responsable RH interne fait partie de l’entreprise et assure une présence quotidienne.

Le DRH externalisé intervient généralement davantage sur des problématiques de stratégie, de transformation ou de pilotage global. AP RH propose déjà ce type d’accompagnement selon les besoins des organisations. AP RH

Le RH externalisé peut quant à lui combiner proximité opérationnelle et structuration : suivi des obligations, processus, recrutement, onboarding, compétences, accompagnement des managers ou indicateurs RH.

Il n’existe donc pas une solution systématiquement supérieure aux autres.

Il faut regarder :

• la taille de l’organisation ;
• sa vitesse de croissance ;
• la complexité des sujets rencontrés ;
• les compétences déjà présentes ;
• le temps disponible en interne ;
• le niveau de pilotage nécessaire.

Le RH externalisé ne remplace pas le dirigeant

Externaliser une partie de ses RH ne signifie pas déléguer toutes les décisions humaines.

La culture, les choix managériaux et les décisions restent ceux de l’entreprise.

Le RH externalisé doit apporter un cadre et une expertise permettant de mieux décider.

Il peut notamment :

• identifier les risques ;
• proposer des processus ;
• accompagner les managers ;
• formaliser les pratiques ;
• préparer les décisions ;
• suivre les actions engagées.

C’est d’ailleurs ainsi qu’AP RH positionne plus largement ses prestations de conseil et d’externalisation : comme un accompagnement adapté à la taille et aux enjeux de l’entreprise, allant de besoins ponctuels à un accompagnement long terme. AP RH

Notre conviction : une PME n’a pas besoin d’attendre d’être une grande entreprise pour structurer ses RH

Les outils et processus RH structurés sont parfois associés aux grandes organisations.

Pourtant, une PME doit elle aussi :

recruter, intégrer, accompagner ses managers, développer les compétences, fidéliser ses collaborateurs et respecter ses obligations.

La différence tient surtout aux moyens disponibles.

Une PME ne doit donc pas nécessairement reproduire l’organisation RH d’un grand groupe.

Elle doit construire une fonction RH proportionnée à sa réalité.

C’est précisément dans cette logique que PilotRH a été conçu : une solution dédiée aux TPE et PME jusqu’à 50 salariés, avec un abonnement adaptable, un périmètre clair et un interlocuteur RH dédié. AP RH

Le bon moment pour structurer vos RH n’est pas forcément celui où tout va mal

Attendre une situation urgente pour structurer sa fonction RH est rarement la solution la plus confortable.

Le meilleur moment se situe souvent juste avant.

Lorsque l’entreprise fonctionne encore correctement, mais que le dirigeant constate que :

les sujets RH prennent plus de temps, les décisions deviennent plus complexes et l’organisation actuelle commence à atteindre ses limites.

C’est précisément ce moment que nous avons voulu adresser avec PilotRH.

Le sujet n’est finalement pas de savoir si votre entreprise est assez grande pour structurer ses RH.

Il est de savoir si vos RH sont devenues trop importantes pour continuer à être gérées uniquement au fil de l’eau.

Si c’est le cas, un RH externalisé peut permettre de reprendre de la visibilité et de construire progressivement une fonction RH adaptée à la réalité de votre entreprise.

Pour découvrir le fonctionnement de l’offre, les trois niveaux d’accompagnement et les différents sujets pouvant être pris en charge :

Découvrir PilotRH

FAQ – RH externalisé

Qu’est-ce qu’un RH externalisé ?

Un RH externalisé est un professionnel des ressources humaines qui accompagne une entreprise sans être salarié de celle-ci. Son intervention peut concerner la gestion quotidienne, la structuration des processus, le recrutement, les compétences, l’accompagnement managérial ou le pilotage RH.

Pourquoi faire appel à un RH externalisé ?

Un RH externalisé permet à une entreprise de disposer d’une expertise RH régulière sans nécessairement recruter une personne à temps plein. Cette solution est particulièrement adaptée lorsque les problématiques RH deviennent trop nombreuses ou complexes pour être gérées uniquement par le dirigeant.

À partir de combien de salariés faut-il envisager un RH externalisé ?

Il n’existe pas de seuil universel. Le besoin dépend principalement de la complexité des situations rencontrées, du rythme de croissance, des compétences disponibles en interne et du temps consacré aux RH.

Quelle différence entre un RH externalisé et un DRH externalisé ?

Un RH externalisé peut intervenir sur des problématiques très opérationnelles et sur la structuration quotidienne de la fonction RH. Le DRH externalisé intervient généralement davantage sur les décisions stratégiques, la transformation et le pilotage global de la politique RH.

Un RH externalisé peut-il remplacer un responsable RH interne ?

Cela dépend du niveau de maturité de l’entreprise. Pour certaines TPE et PME, un RH externalisé peut constituer une solution durable. Pour d’autres, il représente une étape permettant de structurer la fonction avant de l’internaliser lorsque l’activité le justifie.

À qui s’adresse PilotRH ?

PilotRH s’adresse aux dirigeants de TPE et PME jusqu’à 50 salariés qui ne disposent pas de personnel RH dédié ou dont la fonction RH reste peu structurée, et qui souhaitent déléguer tout ou partie de leurs RH sans nécessairement recruter. AP RH